اکسپندینگ فایل چیست – انواع اکسپندینگ فایل

اکسپندینگ فایل چیست و به چه منظوری استفاده می شود؟

اکسپندینگ فایل که به نگه دارنده مدارک یا کیف مدارک و گاها کیف آکاردئونی نیز گفته می شود، از جمله لوازم بایگانی اسناد و مدارک می باشد همچنین نوعی کیف یا باکس است که در آن می توان برگه یا فایل قرار داد. دسته بندی برگه ها نیز در این کیف وجود دارد چرا که محفظه های زیادی دارد که می توانید هر دسته از برگه های خود را در یک محفظه قرار دهید و برگه های خود را به سادگی از هم تفکیک کنید و نامی در بالای آن برای دسته خود بنویسید تا هنگام مراجعه مجدد به سادگی بتوانید آن را بیابید.

اگر شما از جمله کسانی هستید که از برگه و پوشه های زیادی استفاده می کنید اکسپندینگ فایل مخصوص شماست تا بتوانید به راحتی و سهولت اسناد و مدارک خود را نگه داری و دسته بندی کنید.

اکسپندینگ فایل ها دارای ویژگی های بسیاری می باشند که باعث می شود حتما از آن ها استفاده کنید. وزن سبک و حمل آسان اکسپندینگ فایل از جمله ویژگی هایی است که استقبال این محصول را زیاد کرده است. اسناد و مدارک در محفظه های جداگانه قرار میگیرند و به سادگی دسته بندی می شوند. برای هر دسته از مدارک خود نیز می توانید عنوان انتخاب کرده و آن را بالای محفظه یادداشت کنید. اسناد و مدارک شما در مقابل رطوبت، گرد و خاک و سایر آلودگی های محیطی نیز محفوظ می ماند. شما به سادگی می توانید همه اسناد خود را با هم جا به جا کنید و همه را در کنار هم داشته باشید. در صورت نیاز به هر کدام از اوراق و پرونده های خود می توانید به سهولت و سرعت دسترسی داشته باشید. با توجه به اهمیت بایگانی اسناد و مدارک، شما می توانید از اکسپندینگ فایل با ابعاد کوچک و گنجایش بالا بهره مند شوید و در فضایی اندک حجم زیادی از مدارک خود را بایگانی کنید.

سایز اکسپندینگ فایل باید متناسب با سایز برگه ها و فایل هایی که در آن قرار می گیرد، باشد. سایز اکسپندینگ فایل های استاندارد عبارتند از:

۲۱cm x 29.7cm) : A4)
۲۹٫۷cm x 42cm) : A3)
۲۰٫۳cm x 33cm) : FC)
۹٫۹cm x 21cm) : DL)

هنگامی که می خواهید اکسپندینگ فایل خریداری کنید می بایست به تعداد محفظه ها و سایز برگه ها دقت کنید. معمولا تا ۳۳ خانه در اکسپندینگ فایل ها وجود دارد اما می بایست شما تنوع و تعداد اسناد و مدارک خود هنگام خرید در نظر داشته باشید.

سه نوع اکسپندینگ فایل وجود دارد:

نوع اول: اکسپندینگ فایل رومیزی یا دسکتاپ (DESKTOP)

در این نوع همانطور که از نامش پیداست، شما می توانید داخل کمد، روی میز، در اتاق کار یا منزل خود از این نوع اکپسندینگ فایل استفاده کنید و همه مدارک و اسناد خود را یکجا نگهداری کنید.

نوع دوم: اکسپندینگ فایل کیفی یا قابل حمل (ON THE MOVE)

این نوع اکسپندینگ فایل معمولا به صورت کیف می باشد. جنس کیف ها معمولا چرمی، پلاستیکی و یا پارچه ای می باشند. جابجایی اسناد و مدارک با این نوع بسیار راحت بوده و شما می توانید متناسب با سایز و تعداد برگه های مورد نیاز برای جابجایی، اکسپندینگ فایل کیفی یا همان کیف آکاردئونی تهیه کنید. اکسپندینگ فایل کشدار نیز اکثرا در مدل کیفی یا قابل حمل استفاده می شود که درب آن از نوع کشدار است.

نوع سوم: اکسپندینگ فایل مخصوص پرزنت یا ارائه (PRESENTATION)

هنگامی که اسناد و مدارکی برای جلسه پرزنت نیاز دارید با خود حمل کنید، این نوع اکسپندینگ فایل برای شما مناسب است. اگر در جلسات و کنفرانس های خود از این مدل استفاده می کنید میتوانید از دفترچه یادداشت که داخل این اکسپندینگ فایل قرار دارد استفاده کنید و همچنین کارت ویزیت، حلقه فیلم یا فلش خود را در آن قرار دهید. در برخی مدل های این اکسپندینگ فایل، آنچه در جلسات و کنفرانس ها نیاز دارید را می توانید در محفظه ها قرار دهید و با خود جا به جا کنید.